با پیشرفت فرآیندهای دیجیتال در سازمانهای دولتی، ثبت شرکت نیز از طریق سامانههای اینترنتی فراهم شده است. سامانه ثبت شرکتها به آدرس irsherkat.ssaa.ir امکان انجام تمامی مراحل ثبت شرکت را به صورت آنلاین فراهم کرده است، از جمله ثبت تاسیس، تغییرات، و صورتجلسات. اکنون متقاضیان بدون نیاز به مراجعه حضوری به اداره کل ثبت شرکتها میتوانند تمامی مراحل ثبت شرکت را از طریق این سامانه آغاز و پیگیری کنند. در ادامه، مراحل کامل ثبت شرکت در سامانه اینترنتی را مرور میکنیم.
مراحل ثبت شرکت در سامانه اینترنتی
مرحله اول: ورود اطلاعات متقاضی و تکمیل فرمها
اولین قدم برای مراحل ثبت شرکت ورود به سامانه و تکمیل فرم اطلاعات شخصی متقاضی است. پس از ورود به سامانه و مراجعه به بخش پذیرش درخواست ثبت شرکت، فرمهایی نمایش داده میشوند که باید به ترتیب تکمیل شوند. اطلاعات اولیه شامل مشخصات متقاضی، سمت او (اصیل یا وکیل بودن) و اطلاعات تماس اوست. این اطلاعات اولیه برای تایید هویت و صحت درخواست متقاضی ثبت شرکت ضروری است.
مرحله دوم: انتخاب نوع و نام شرکت
پس از تکمیل فرم اولیه، مرحله بعدی انتخاب نوع شرکت و ارائه پنج نام پیشنهادی برای شرکت است. نامها باید منحصربهفرد، فارسی، و متناسب با فرهنگ ایرانی باشند و نباید تکراری یا متعارض با اصول باشد. در صورت نیاز به بررسی نامهای پیشنهادی و تایید در دسترس بودن آنها، کاربران میتوانند از سایت ilenc.ir برای جستجوی نامها استفاده کنند.
مرحله سوم: تعیین موضوع فعالیت و دریافت مجوزها
در این مرحله از مراحل ثبت شرکت، متقاضی باید نوع فعالیت شرکت را مشخص کند. انتخاب دقیق موضوع فعالیت به منظور دریافت مجوزهای لازم برای فعالیتهای خاص، اهمیت زیادی دارد. همچنین در این بخش مدت زمان فعالیت (محدود یا نامحدود بودن) تعیین میشود. تمامی اطلاعات باید دقیق و مطابق با نیازهای شرکت ثبت شود تا از بروز مشکلات در مراحل بعدی جلوگیری شود.
مرحله چهارم: تکمیل اطلاعات مکانی و آدرس شرکت
در بخش اطلاعات مکانی، جزئیات مربوط به آدرس مرکز اصلی شرکت، کدپستی، شماره تماس، و در صورت موجود بودن، شماره دورنگار و آدرس وبسایت وارد میشود. این اطلاعات به شرکت اجازه میدهد که به عنوان یک موجودیت حقوقی دارای مکان مشخص شناخته شود و همچنین برای ارتباطات بعدی با مراجع قانونی و مشتریان اهمیت دارد.
مرحله پنجم: تعیین نوع و مقدار سرمایه شرکت
در این بخش، نوع سرمایه شرکت تعیین میشود. انواع سرمایه شامل سرمایه نقدی، غیر نقدی و سهام با نام یا بینام میشود. مبلغ سرمایه تاثیر مستقیم بر میزان مالیات ثبت شرکت دارد، زیرا دو هزارم سرمایه باید به عنوان مالیات پرداخت شود. بنابراین، توجه به این نکته مهم است که افزایش سرمایه شرکت مستلزم پرداخت مالیات بیشتر است. مقدار سرمایه و تعداد سهام نیز باید دقیقاً مشخص شود، زیرا این مقادیر مبنای محاسبه مالیات و هزینههای مختلف ثبت شرکت قرار میگیرند.
مرحله ششم: ثبت اطلاعات اشخاص حقیقی یا حقوقی
در این مرحله اطلاعات اشخاص مرتبط با شرکت (سهامداران، مدیران، و افراد دارای سمت) وارد میشود. این اطلاعات به دو نوع شخص حقیقی و شخص حقوقی تقسیم میشود. برای هر شخص حقیقی باید اطلاعاتی نظیر نام، تابعیت و شماره شناسنامه وارد شود و برای شخص حقوقی نیز شناسه ملی و مشخصات سازمانی درج گردد.
مرحله هفتم: ذخیره و ثبت اطلاعات
در بخش ثبت اطلاعات، تمامی اطلاعات ورودی ذخیره میشود. متقاضی میتواند در این مرحله اطلاعات خود را نهایی و تایید کند یا در صورت لزوم ویرایش کند. پس از ذخیره اطلاعات، متقاضی به مرحله بعدی هدایت میشود که در آن باید سمت افراد در شرکت تعیین شود.
مرحله هشتم: تعیین سمت اشخاص در شرکت
در این بخش، سمت هر یک از افراد (مانند مدیرعامل، رئیس هیئت مدیره و …) مشخص میشود. تعیین تاریخ شروع و پایان سمت نیز در این قسمت انجام میپذیرد. علاوه بر آن، وضعیت حق امضا برای هر شخص تعیین میشود که نشاندهنده قدرت حقوقی او در امضای اسناد و مدارک شرکت است.
مرحله نهم: ثبت شعب شرکت
اگر شرکت یا موسسه دارای شعبه باشد، اطلاعات آن نیز در این مرحله ثبت میشود. شعبهها باید به طور کامل معرفی شوند و سمتها در شعب نیز ثبت گردد. همچنین در این بخش روزنامه رسمی شرکت و تاریخ شروع و پایان سال مالی تعیین میشود.
مرحله دهم: تکمیل اظهارنامه و اساسنامه شرکت
در این مرحله، متقاضی متن اظهارنامه را وارد میکند و از نمونه متنهای موجود استفاده میکند یا متن خود را تایپ مینماید. پس از تکمیل اظهارنامه، به اساسنامه شرکت میرسد که حاوی قواعد و ضوابط شرکت است. اساسنامه فرمهای پیشفرضی دارد که توسط متقاضی تکمیل و نسخه برابر اصل آن برای بارگذاری در سامانه ثبت شرکت ها آماده میشود.
مرحله یازدهم: ارائه مدارک ثبت شرکت
پس از ثبت نهایی اطلاعات، سامانه به صورت خودکار مدارکی که متقاضی باید ارائه کند را نمایش میدهد. متقاضی باید تمام مدارک ثبت شرکت را طبق فرمت مشخص شده تکمیل کند. سپس، صورتجلسهای مطابق مدارک و اطلاعات ارائه شده تنظیم و اصل آن به اداره کل ثبت ارسال میگردد. عدم انطباق متن تایپشده با اصل مدارک باعث رد پذیرش میشود.
مرحله دوازدهم: پیگیری وضعیت ثبت شرکت و دریافت تاییدیهها
پس از تکمیل تمامی مراحل و ثبت نهایی درخواست، متقاضی با دریافت کد رهگیری میتواند به صورت پیوسته وضعیت درخواست خود را در سامانه پیگیری کند. این سیستم به متقاضی اجازه میدهد بدون مراجعه حضوری از وضعیت درخواست خود مطلع شود و در صورت نیاز، نقصهای مدارک را به صورت آنلاین رفع نماید.
گام پایانی: صدور آگهی ثبت و اعلام عمومی شرکت
در صورت تایید نهایی، درخواست برای صدور آگهی رسمی به روزنامه ارسال میشود. پس از تایید آگهی و چاپ آن، مراحل ثبت شرکت به پایان میرسد و شرکت رسماً به عنوان یک موجودیت حقوقی به ثبت میرسد.
خدمات مشاوره ثبت شرکت
برای تسهیل در مراحل ثبت شرکت و پاسخ به سوالات، موسسه حقوقی تکسفیر با ارائه مشاوره رایگان از طریق تماس با ما آماده راهنمایی و پاسخ به سوالات شما در خصوص مراحل ثبت شرکت و فرآیندهای قانونی مربوطه است.
مراحل کلیدی ثبت شرکت و شرکتنامه در دفاتر رسمی
در فرآیند ثبت شرکت، رعایت الزامات قانونی و ثبت تمامی مدارک و مستندات از اهمیت ویژهای برخوردار است. این مراحل علاوه بر ثبت شرکتنامه، شامل ثبت اطلاعات و مدارک در دفاتر مخصوص ثبت شرکتها و تهیه آگهی تأسیس نیز میشود. به موجب قوانین موجود، شرکتنامهها باید در دفاتر اسناد رسمی به ثبت برسند و این امر سبب رسمیت یافتن تعهدات شرکا میشود. در ادامه، به بررسی جزئیات هر یک از مراحل و فرآیندها میپردازیم.
ثبت شرکت و شرکتنامه
ثبت شرکت و شرکتنامه بهطور مستقل و با طی مراحل جداگانه انجام میشود. پس از بررسی مدارک ارائه شده توسط مدیر شرکت، خلاصهای از مفاد شرکتنامه و اساسنامه در دفتر مخصوص ثبت شرکتها ثبت میشود. برای هر شرکت یک صفحه اختصاص داده میشود و اطلاعات در ستونهای مربوطه وارد میگردد. به موجب ماده 47 قانون ثبت اسناد و املاک، شرکتنامه باید در دفتر اسناد رسمی ثبت شود؛ در غیر این صورت، این سند در هیچ اداره یا محکمهای معتبر نخواهد بود.
به منظور تسهیل این روند، وزارت دادگستری در سال 1327 به دوایر ثبت شرکتها اجازه ثبت شرکتنامه را داد و از این رو، دفتر ثبت شرکتنامه به منزله دفتر اسناد رسمی محسوب میشود. ثبت شرکتنامه باعث رسمیت یافتن تعهدات میان شرکا میشود و تمامی شرکا با امضا ذیل ثبت، صحت اطلاعات و تطابق آن با شرکتنامه را تأیید میکنند.
احراز هویت و تصدیق متقاضیان
در مراحل ثبت شرکت، مسئول دفتر هویت متقاضیان را با مدارک شناسایی تطبیق داده و اقدام به ثبت اطلاعات در دفتر مخصوص ثبت شرکتها میکند. در این مرحله، مسئول دفتر اطلاعاتی همچون شماره ثبت شرکت، مشخصات اظهارنامه، شرکتنامه، و اسناد مالکیت اموال متعلق به شرکت را بررسی و تأیید مینماید. سپس پروندهای برای شرکت تشکیل و تمامی مستندات و امضاها توسط مسئول دفتر تأیید میشوند.
تشکیل پرونده و تحویل مستندات
مسئول دفتر پس از تکمیل پرونده شرکت، یک نسخه از اساسنامه، شرکتنامه و اظهارنامه را به مؤسسین تحویل میدهد. در صورتی که سند مالکیت نیز وجود داشته باشد، به مدیران شرکت ارائه میگردد. نسخه دیگر مستندات به اتاق تایپ ارسال میشود تا پیشنویس آگهی تأسیس شرکت تهیه و تحریر گردد.
آگهی تأسیس شرکت و انتشار در روزنامه رسمی
پس از ثبت نهایی، نوبت به صدور آگهی تأسیس شرکت میرسد که این آگهی باید شامل خلاصهای از شرکتنامه و منضمات آن باشد و طبق ماده 197 قانون تجارت باید طی ماه اول ثبت شرکت به هزینه خود شرکت، در روزنامه رسمی وزارت دادگستری و یکی از جراید کثیرالانتشار منتشر گردد.
هزینه ثبت آگهی در روزنامه رسمی از طریق درگاه رسمی www.rrk.ir قابل پرداخت است. این هزینه بسته به نوع روزنامه، موضوع شرکت، و تعداد اعضا متغیر است. در صورتی که تغییری در اطلاعات ثبتی شرکت ایجاد شود، آگهی جدیدی باید منتشر و هزینه آن مجدداً پرداخت شود. از روزنامههای رسمی معتبر و مقرونبهصرفه برای ثبت آگهیهای شرکت میتوان به اقتصاد مردم، همکاری ملی، اقتصاد سرآمد، وطن امروز، و پیام زمان اشاره کرد.
دریافت دفاتر پلمپ شرکت و تکمیل روند ثبت
پس از پرداخت هزینههای ثبت آگهی، متقاضیان باید دفاتر پلمپ مخصوص شرکت، شامل دفتر کل و روزنامه را تهیه کنند. این دفاتر در زمان محاسبه مالیات بر درآمد سالانه، اهمیت دارند و دارایی شرکت را مشخص میکنند. به طور کلی، برای تهیه این دفاتر و مراحل ثبت، یک ماه فرصت در اختیار متقاضیان قرار دارد.
انتشار خلاصه شرکتنامه و اطلاعات شرکت در روزنامهها
طبق قوانین موجود، ادارهای که شرکت را به ثبت میرساند باید خلاصهای از شرکتنامه و سایر مستندات را در روزنامه رسمی و یکی از جراید کثیرالانتشار منتشر نماید. این خلاصه شامل موارد زیر است:
- شماره ثبت شرکت، تاریخ و محل ثبت، نام و نوع شرکت
- موضوع شرکت و میزان سرمایه (پرداختشده و تعهدشده)
- نام مدیر یا مدیران شرکت
- تاریخ شروع و پایان شرکت (در صورت محدود بودن مدت فعالیت)
- در شرکتهای تضامنی و مختلط، نام تمام شرکای ضامن نیز باید منتشر شود.
در شرکتهای سهامی، آگهی مواردی که در قوانین قبلاً اشاره شده را نیز شامل میشود. در صورتی که شرکت در چند حوزه ثبتی شعبه داشته باشد، انتشار خلاصه شرکتنامه در مناطق فعالیت شعب نیز الزامی است.
