نحوه تنظیم صورتجلسه شرکت

صورتجلسه چیست؟

صورتجلسه نوشته ای است که باید تصمیمات و مطالب گفته شده در جلسه در آن ثبت شود.صورتجلسه باید دارای تاریخ و محل برگزاری جلسه ، مشخصات اعضای شرکت کننده ، تصمیم های گرفته شده و… باشد. برای ثبت تغییرات در شرکت تنظیم صورتجلسه الزامی می باشد.براساس ماده 200 قانون تجارت ثبت تغییرات زیر در شرکت ها الزامی می باشد :

1.تغییر اساسنامه : شرکت ها معمولا با اهداف دراز مدت تشکیل می شوند به همین دلیل ممکن است در طول فعالیتشان به دلایل مختلفی مثل تحولات اقتصادی و اجتماعی دچار تغییراتی شوند.بنابراین در صورت ایجاد تغییرات ناچار باید اساسنامه را نیز تغییر دهند.تغییر اساسنامه شرکت بر عهده مجمع عمومی فوق العاده می باشد.

2.تمدید مدت شرکت : مدت شرکت می تواند محدود و یا نامحدود باشد و این مدت باید در اساسنامه قید شود.اگر مدت شرکت محدود باشد تمدید آن بر عهده مجمع عمومی فوق العاده می باشد.

3.انحلال شرکت : منظور از انحلال شرکت پایان عمر و فعالیت شرکت می باشد.در صورت انحلال شرکت باید صورتجلسه آن تنظیم و در اداره ثبت شرکت ها ثبت شود.صورتجلسه انحلال شرکت باید توسط کلیه اعضا امضا شود.در صورت عدم رضایت حتی یک نفر ، انحلال شرکت منتفی می گردد.

4.تعیین کیفیت تفریغ حساب ، تبدیل یا خروج برخی از شرکا از شرکت : شرکای شرکت ممکن است در طول فعالیت شرکت به هر دلیلی تغییر نمایند.مثلا ممکن است یکی از شرکا از شرکت اخراج شود یا شریکی فوت کند و یا محجور شود و قائم مقام متوفی یا محجور به ادامه شرکت رضایت دهد.و یا یکی از شرکا سهم خود را به دیگری منتقل کند.در هر یک از این موارد باید صورتجلسه تنظیم شود.

5.تغییر نام شرکت : در برخی از شرکت ها ممکن است اعضا تصمیم بگیرند که نام شرکت را تغییر دهند.در این صورت باید مجمع عمومی فوق العاده تشکیل شود و صورتجلسه آن نیز تنظیم شود.

6.تغییر مدیر یا مدیران : طبق ماده 58 قانون تجارت برای تغییر مدیر یا مدیران باید صورتجلسه آن تنظیم و ثبت شود.

در صورت ایجاد هریک از این تغییرات ذکر شده در بالا باید صورتجلسه آن نیز تنظیم شود.

نحوه تنظیم صورتجلسه

اعضای جلسه یک نفر را از اعضای اصلی جلسه و یا خارج از آن که حق رای هم ندارد به عنوان دبیر جلسه انتخاب می نمایند.دبیر جلسه وظیفه تنظیم صورتجلسه را بر عهده دارد.متن صورتجلسه باید کامل و دقیق و بر طبق نمونه های ارائه شده در اداره ثبت شرکت ها تنظیم شود.صورتجلسه تنظیم شده باید در اداره ثبت شرکت ها ثبت شود.

در هر صورتجلسه باید موارد زیر ذکر شود :

شماره جلسه : بر مبنای دوره ای بودن و یا مداومت جلسه و طبق دستورالعمل های داخلی شرکت ها ، شماره جلسه تعیین و درج می شود.

مشخصات اعضای حاضر در جلسه : نام و نام خانوادگی افرادی که در جلسه حاضر و یا غایب هستند باید در صورتجلسه درج شود.

دستور جلسه : هدف برگزاری جلسه باید در صورتجلسه قید شود و باید از قبل به اعضای جلسه اطلاع داده شود.

مطالب عنوان شده در جلسه : مطالب مهمی که در جلسه مطرح شده است باید به صورت کامل و با رعایت اصل امانت در صورتجلسه قید شود و گوینده آن مطالب نیز مشخص شود.

تصمیمات گرفته شده : تصمیمات و مصوبات جلسه باید در صورتجلسه ثبت شوند.در صورتی که یکی از اعضای حاضر در جلسه با مصوبه و یا تصمیمی مخالف بود باید نام وی به همراه دلایل مخالفت او در صورتجلسه نوشته شود.

محل برگزاری جلسه : محل برگزاری جلسه باید به صورت واضح و دقیق در صورتجلسه نوشته شود.

تکلیف جلسه بعدی : اگر در یک جلسه اهداف جلسه محقق نشود و نیاز به برگزاری مجدد جلسه باشد باید در صورتجلسه زمان ، مکان ، دستورات لازم الاجرا تا جلسه بعدی نوشته شود.

امضا شرکت کنندگان : تمامی اعضای حاضر در جلسه باید بعد از مطالعه مطالب صورتجلسه ، آن را امضا نمایند.

انواع صورتجلسه

صورتجلسه ها به انواع مختلفی تقسیم می شوند.

تقسیم بندی براساس نوع شرکت :

• صورتجلسه شرکت های با مسئولیت محدود
• صورتجلسه شرکت های سهامی عام
• صورتجلسه شرکت های سهامی خاص
• صورتجلسه شرکت های تضامنی
• صورتجلسه شرکت های تعاونی
• صورتجلسه شرکت های نسبی
• صورتجلسه شرکت های مختلط سهامی
• صورتجلسه شرکت های مختلط غیر سهامی

تقسیم بندی بر مبنای مرجع تنظیم کننده صورتجلسه :

• صورتجلسه مجمع عمومی عادی
• صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده
• صورتجلسه هیئت مدیره
• و…

تقسیم بندی براساس موضوع جلسه :

• صورتجلسه در مورد نقل و انتقال سهم الشرکه
• صورتجلسه در مورد تغییر سرمایه شرکت
• صورتجلسه در مورد تغییر اساسنامه
• صورتجلسه در مورد انتخاب بازرسان

ثبت صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده

تصمیاتی مثل تغییر نام شرکت ، تغییر آدرس شرکت ، تغییر یا الحاق به موضوع شرکت ، ورود و خروج سهامداران ، انحلال شرکت و هر تغییری که مربوط به اساسنامه باشد بر عهده مجمع عمومی فوق العاده می باشد.

ثبت صورتجلسه مجمع عمومی عادی

اعلام صورت حساب های مالی و مالیاتی و انتخاب هیئت مدیره بر عهده مجمع عمومی عادی می باشد.

ثبت صورتجلسه هیئت مدیره

تغییرات مربوط به هیئت مدیره مثل تغییر مدیرعامل و تغییر یا تعیین اعضای دارای حق امضا بر عهده هیئت مدیره می باشد.

برای ایجاد تغییرات در شرکت های سهامی خاص باید بعد از تنظیم صورتجلسه مربوط به آن مجمع کلیه اعضای شرکت آن را امضا نمایند و سپس به اداره ثبت شرکت ها ارسال شود.

برای ایجاد برخی از تغییرات باید همزمان دو یا چند صورتجلسه تنظیم شود.مثلا برای خروج سهامداران شرکتی که 3 نفر عضو دارند باید ابتدا یک عضو جدید وارد شود تا تعداد اعضای شرکت از حد مجازی که در قانون تعیین شده کمتر نشود.به همین دلیل اول باید صورتجلسه ورود عضو جدید تنظیم و ثبت نام می شود و سپس صورتجلسه خروج تنظیم و ثبت می شود.بنابراین تنظیم صورتجلسه خروج نفر اول بدون تنظیم صورتجلسه ورود نفر جدید ممکن نمی باشد.

مواردی که باعث رد صورتجلسات می شود

• انتخاب درست نوع صورتجلسه براساس نوع شرکت بسیار مهم می باشد.به عنوان مثال برای انحلال شرکت با مسئولیت محدود باید صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده تنظیم شود.
• در صورت ایجاد چند تغییر همزمان در شرکت باید برای هریک به صورت مجزا صورتجلسه تنظیم و پذیرش دریافت شود.
• متن صورتجلسه باید دقیق و مثل نمونه ارائه شده توسط اداره ثبت شرکت ها نوشته شود.
• اصل صورتجلسه ای که توسط اعضا امضا شده است باید به اداره ثبت شرکت ها فرستاده شود.
• برای تغییر نام شرکت بهتر است صورتجلسه جداگانه تنظیم شود که در صورت عدم تایید نام توسط کارشناسان مربوطه دیگر تصمیمات گرفته شده در جلسه همراه با تغییر نام نیز رد نشوند.
• حتما در بالای برگه صورتجلسه شماره رهگیری و بارکد صادر شده قید شود زیرا شماره رهگیری صادر شده وسیله شناسایی و پذیرش صورتجلسه می باشد.همچنین یک نسخه رسید پذیرش اینترنتی حاوی شماره و بارکد رهگیری را روی پاکت پیوست نمایید.
• هرگز انوع مختلفی از صورتجلسه را در یک صورتجلسه نگنجانید.
• حتما تاریخ برگزاری صورتجلسه را دقیق وارد نمایید.تاریخ نوشته شده در سامانه باید با تاریخ صورتجلسه امضا شده یکی باشد.
• در صورتی که پیگیری امور صورتجلسات توسط وکیل انجام می شود حتما کپی یا کپی برابر اصل وکالتنامه وکیل را به پرونده خود پیوست نمایید.
• چنانچه پیش ثبت نام چند صورتجلسه را انجام داده اید همه را در یک پاکت قرار داده و ارسال نمایید و قسمت بالای رسید ها که شماره رهگیری بر روی آن نوشته شده است را جدا نمایید و همه را بر روی یک پاکت بچسبانید.
• در صورتی که شماره ثبت و یا شناسه ملی شرکت یا موسسه با هم یکی نباشند و یا اینکه بیش از یک شناسه ملی به شرکت اختصاص داده شده باشد صورتجلسه رد می شود.

نمونه صورتجلسه تغییر آدرس در شرکت های با مسئولیت محدود

بسمه تعالی

نام شرکت …………شماره ثبت………..و شناسه ملی……….سرمایه……….ریال در تاریخ………….ساعت……………….جلسه هیئت مدیره شرکت با حضور کلیه /اکثریت اعضا در محل شرکت تشکیل و نسبت به تغییر آدرس شرکت اتخاذ تصمیم شد.

آدرس شرکت از آدرس قبلی…………………………………..

به آدرس جدید………………………………………………….کدپستی :……………………………….انتقال یافت.

آقای/خانم……………….احدی از شرکاء یا وکیل رسمی یا مدیرعامل شرکت در صورتی که بین شرکا باشد وکالت داده می شود تا ضمن مراجعه به اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت صورتجلسه و امضاء ذیل دفتر ثبت اقدام نماید.

امضا اعضاء هیئت مدیره

برای آگاهی بیشتر در مورد ثبت شرکت و یا ثبت تغییرات شرکت و تنظیم صورتجلسه تغییرات می توانید با کارشناسان ما در موسسه حقوقی و ثبتی تکسفیر تماس بگیرید.